预算管理的概念、优点与界限

预算管理的概念、优点与界限

一、 何谓企业预算管理

我们根据企业预算所做的管理称为预算管理,探讨之前,对于企业预算管理究竟是什么样的方法,有必要给予一个定义。

例如,罗兰( Floyd H.Roland)是以控制功能为中心来论预算管理的学者,其所下的定义是,企业预算管理是由目标的设定,事前激发管理者达成预算的意愿,而与实绩比较来作评价的方法。此外,正如近年来时常可以看到的,以计划的功能为中心的学者,则认为预算管理并不是单纯的预测,而是把重点放在为了达成目标的计划之功能来下定义。

然而,我们则认为企业预算管理的发展是为了满足因近代分权化管理组织的普及所引起的统合化的必要性,由最高经营阶层把管理者的活动加以统合,使其迈向企业的目标。

一般来说,能适用于现代企业的合理预算管理是按照下列步骤来进行,才是理想的方法。

(1)由最高经营阶层设定期间利益目标。

(2)估计经营内外环境,设定销售预测及利益计划大纲。

(3)设定能反映利益计划大纲的预算编制方针,并通告各部门。

(4)根据预算编制方针编制部门预算,并向预算主办部门提报。

(5)预算主办部门把部门预算汇总后提出预算编制会议。

(6)在预算编制会议上加以调整后呈请董事长认可。

(7)把决定的预算通告每一部门。

(8)执行预算。

(9)测定执行的结果并与预算作比较分析。

(10)分析预算差异并向管理者报告。

(11)报告的追踪。

上述程序中,

(1)的利益目标设定是最高经营者的任务,但利益计划大纲的设定通常涉及在预算编制会议中再三的调整与改订。

(2)到(3)就是预算编制阶段,由各部门编制各部门预算案,并且在各部门主管参加的预算编制会议(称为预算会议)上加以调整,以此实施符合分权化管理组织特色的参与性预算编制。

(7)的执行过程虽非预算的步骤,但在顺序上应该属于此。

(8)到(10)则是预算控制阶段。

(11)虽可以说是题外的问题,但是,为期预算的有效控制,这是不能省却的步骤。这是要了解管理者如何在利用提供给他的报告书,或如果未加利用则原因是什么?也就是调查其原因以维持报告书的有效性,这是不可或缺的步骤。

预算管理乃是,最高经营者经由这些程序,就各部门(事业部制则为各事业部)的活动计划做事前的综合性调整后订定部门的活动方向,并透过预算与实绩的比较及差异分析,评估各管理者的业绩,以此激励管理者,实施利益管理技法。

预算的计划功能乃是,由于编订达成期间利益目标而实行计划之过程,所能达成的功能;另一方面,预算的控制功能则可以说是透过把预算作为业绩基准,而用之以实施控制的功能。但是,在经营管理上对于计划功能与控制功能所下的定义,却并不一定如一般所想像的那么明确。

例如:纽曼(W.H.Newman)认为计划是在于“决定要做什么事情”,包括目标的明确化,方针的设定,以及配合行动计划决定采取何种活动(campaign),决定采取的方法或步骤,以及每天工作的具体时间表。同时认为是要确保尽可能使控制与作业的结果能够与最初的计划一致。

又,孔兹(H.Knoota)及奥唐纳(C.O’Donnell)等也主张计划是包括(a)有关联的各种变数之评价,(b)企业目标的设定,(c)把企业目的细分为特定目标,(d)为达成特定目的或目标之策略设定,(e)根据所设定的利益计划案之各种目标,各种目的及各种策略之实行。又,控制则包括(a)经常测定业绩,把实际结果与业绩标准或计划做比较,(b)透过修正行为,不断地改善业绩,以此作为监督工具并回馈给管理者。(11)也就是,控制是需要以回馈的动作来完成。

二、预算管理的优点与界限

如与上述预算的功能关联起来,重新把预算管理的优点加以汇总,则可列出以下几点:

(1) 不得不趁早考虑基本方针。

(2) 必须有适切且健全的经营组织,也就是订有明确划定权限与责任的组织,并促进它的实现。

(3) 各阶层管理者会要求参与目标的设定工作。

(4) 各部门的计划可与其他部门的计划或整体计划相调和。

(5) 经营管理都要以明确具体的数字表示出应该达成的目标。

(6) 使管理者一定会要求适当的会计资料。

(7) 会要求各种成本因素的经济使用。

(8) 养成决策上要作多方充分考虑的习惯。

(9) 也会让低阶层管理者了解为达成企业整体目标应该要做的事情。

(10) 把琐碎的问题适当地授予给下层管理者。由此求最高经营者能有更多的时间用于基本性的政策或创造性的思考上面。

(11) 使其他部门的行动大幅度减少其不确定性。

(12) 促进对其他部门的理解。

(13) 给予明确测定业绩的基准。

(14) 使之对于可预想到的企业环境变化之影响不得不加以留意。

(15) 可以帮助公司整体的定期分析以及管理者的自我分析。

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