现代财务职能体系设计–思维导图案例2

现代财务职能体系设计–思维导图案例2

思维导图方法介绍(二)

按照职能设计思维导图的方式,从部门对企业的职能输出作用开始梳理部门的职能序列,到形成各序列的主要职能块构成,那么进一步需要对部门职能的主要业务活动或内容进行梳理、分析,以形成清晰、具体的部门职能描述。

同时,通过对职能业务活动或内容的分析,便于职能向部门内的岗位进行分工;

对于职能设计人员或企业管理人员,在进行职能设计前,也需要了解部门职能的含义与涉及到的主要活动,便于职能设计的合理性、完整性、规范性,避免出现职能分工重叠、遗漏等问题。

 

一、 财务各职能块的业务活动和主要内容分析

只有经过对职能块的业务活动或内容进行分析,才能够具体了解各职能块的主要含义与范围,便于进一步进行关键职能描述与职能分工。可以采取以下几种分析方式:

1、 按照职能内容进行分类分析

根据职能的主要内容等进行分析总结,目的是对本项职能的内容与含义、范围进行了解。

通过对职能的内容的了解,便于对部门职能向部门内部二级机构或岗位进行进一步的分解,如“财务制度体系管理”职能,需要确定此项职能的统一归口管理部门或岗位,以及不同的制度的制定与管理的部门,如其中的会计制度、财务制度等,分别由财务部门内部相应的会计管理部门、财务管理部门等进行管理。

职能内容的分类分析以“财务风险管控职能”为例,从其管理的内容来划分,其职能块要项是:筹资风险、投资风险、信用风险和合同风险等,它涵盖了企业资金运营的筹集、投资以及销售收款等环节。

(1)筹资风险:

  •  指企业在负债经营过程中因无力偿还到期债务而致使企业陷入财务困境的可能性。
  •  筹资风险一般包括长、短期借款的期限搭配,资金筹集、投放、回收的衔接调度,

资产负债率的适度等。

(2)投资风险:

  •  指企业进行重大工程项目投资、证券投资、直接股权投资和委托贷款投资过程中出

现损失的可能性。

  •  投资风险一般包括工程项目可研和工程进度与投产期的变动、证券市场的走势与投

资变现预期、被投资单位盈利能力、被贷款单位的偿债能力等。

(3)信用风险:

  •  指企业债权在回收过程中经受损失的可能性。
  •  信用风险一般包括预期回款、减值、损失等。

(4)合同风险:

  •  指在合同的签订和履约合同过程中,由于没有完全遵照合同法而发生法律纠纷导致

企业被诉、败诉的可能性。

  •  合同风险一般包括合同无效或部分无效、合同责任不清、诉讼时效、显失公平、欺

诈与胁迫、越权代理等。

再如,预算管理职能,从职能内容来划分,其职能块要项是:资本预算、经营预算和财

务预算三类;通过对职能内容的分析,可以考察职能的完成是否齐备,有否缺失,如资本性预算是预算管理中容易缺失的一项。同时按照职能的性质,资本性预算可以作为公司理财管理职能序列的一个主要方面,经营预算和财务预算是反映公司内部控制的内容。

其他如,会计核算职能、内部审计职能、财务制度管理职能、财务信息化管理职能、财务分析职能等,都需要对职能包含的内容进行分析了解,避免关键职能遗漏。

2、按照职能业务流程特点进行分类分析

有些职能的履行需要流转不同部门或岗位,具有一定的业务顺序等特点,可以围绕职能的业务活动来分析其中主要的业务环节,总结职能要项,考察职能完成的过程是否完善,形成闭环管理,同时避免职能分工不清、不细。

如财务管理中的资产管理职能,可以围绕资产投资阶段、资产使用阶段、资产处置阶段来分析相关的财务管理职能。如下图所示:

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图9:职能业务活动分析图:资产管理职能分析示例

根据上述资产管理职能的业务活动的分析,可以看出资产管理在投资前、中、后期的不同阶段的不同职能与不同部门的职能分工不同。

职能块要项 职能块内容描述 职能归属部门
资产的财务管理 l 资产记帐、盘点,对资产使用年限、使用状况等进行监控,反映资产的真实状况,保证帐实相符l 资产使用效益分析l 研究折旧政策,并对执行情况进行监督l 固定资产、无形资产及减值准备的核算管理 财务部门
资产的处置 l 资产清查与处置,及时清理资产,变现不良资产 财务部门及资产管理部门
资产的调配 l 根据资产盘查与资产使用情况与效益分析,或根据资产使用效率的需要,提出资产调配建议l 进行资产调配,提高资产的使用效率 财务部门或资产管理部门
资产的实物管理 l 资产实物的使用、维护与管理 资产归属部门

 

同样,在职能内容分析示例中的“财务风险管控职能”,根据财务风险管理的流程来划分,其职能块要项是:风险识别、风险分析、风险评估与预警反应、风险控制与处理。

(1)风险识别:主要风险识别,并界定其中企业可控的风险;

(2)风险分析:对主要可控风险进行业务处理流程分析,界定风险控制点,即风险控制的环节;

(3)风险预警:对各主要风险建立风险预警指标,监控反映企业风险状况;通过定性和定量分析各风险预警指标,确定风险预警指标标准值、合理波动区间,以及风险预警指标临界点;

(4)风险评估:风险预警指标实际值的获取和计算,分析评估风险事项;

(5)预警反应机制,采取相应的风险处理措施,并对实施效果进行评价和反馈。财务风险管理是财务管理的一项关键职能,通过财务风险管理过程的分析,可以看出,公司财务风险预警、评估和控制是风险管理职能的关键要项。

同样,上例中的“预算管理职能”,从预算管理的流程来划分,其职能块要项是:公司

预算的编制、调整、控制、评价与考核。可以考察职能完成的过程是否完善。

3、按照职能的循环管理来分类分析

职能可以按照管理的四个活动:组织、计划、执行、控制反馈来进行分解,或按照PDCA的方式:计划、执行、检查改进、反馈来进行分解,以形成职能的闭环管理。

对于财务职能的循环管理,有其自身的特点,即可以通过计划层、业务运营层、核算层与分析层等四个层次来分解职能。财务职能一般经过这些活动程序。其特点是:

核算是财务职能的基础,如资产核算、成本核算、资金核算等;业务运营层是业务活动,与公司其他职能活动相关,体现了财务职能与公司业务活动的结合,如资产管理职能在业务运营层主要包括资产的实物管理职能、资产的运作与处置等职能。

下图是财务职能块按照职能循环管理的方式进行分解的示例图(资金管理职能、投资与资产管理职能、预算管理职能、成本管理职能):

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图10:财务职能循环管理图

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图11:财务职能循环管理图

 

二、 财务职能块要项的思维导图

通过采取上述不同的职能分类分析方式对各职能块的业务活动与内容进行分析、提炼所包含的职能要项之后,便于清晰地展示各职能块的主要内容,形成各职能的结构。

如经过对内部控制职能序列的各职能块的业务活动及内容进行分析以后,可以制作内控职能序列的职能要项思维导图,如下图:

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图12:四级思维导图:内控职能序列的职能块思维导图

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